ELEMENTOS DE DIGITACION Y TRANSCRIPCION

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo electrónico.

 CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema por informe;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;

- disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y

- elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

En relación con la numeración de páginas para todos las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486.

 UTILIZACIÓN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

- regular o aclarar una situación;

- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- impugnar o corregir una situación, y

- presentar detalles sobre un aspecto determinado.

 CLASES DE INFORMES

Los informes pueden ser:

a)   resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,

b)   informe corto, que consta de una a 10 páginas y

c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

 Resumen ejecutivo

Este tipo de informe breve se usa para:

-  informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,

-   dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos.

- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,

-  presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,

-  elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.

Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya:

-  encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración;

-   autoría del resumen ejecutivo;

-  objetivos;

- numerales o temas;

- conclusiones y recomendaciones, y

- firma.

 Encabezamiento:

Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

 Razón social:

Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.

 Dependencia:

Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código:

Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.

Título

Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.

 Lugar de origen y fecha de elaboración

Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlineas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

 Autoría del resumen ejecutivo

Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlineas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.

Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido.

 Objetivo

El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así:

De dos a tres interlineas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineación sencilla, conservando la tabulación.

EJEMPLO 1

Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente. 

EJEMPLO 2

1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratación

2. Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completo de la capacitación con base en competencias laborales.

3. Presentar conclusiones sobre ...

4. Hacer recomendaciones para ...

Temas o numerales

El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlineas libres después del último renglón del párrafo anterior y después del título, se deja una interlinea libre para digitar el texto correspondiente.

EJEMPLO 1 (De capítulo sin enumerar) sensibilizacion y proceso del desarrollo

Como parte esencial de la capacitación fue necesario realizar la sensibilización de todos aquellos preseleccionados .

1. SENSIBILIZACIÓN E INICIO DEL PROCESO 

La sensibilización tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de la mañana. Asistieron 50 personas, de las cuales se seleccionaron 20. ...

2. CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN 

Se envió el programa y horarios respectivos, además del plan de evaluaciones ...

Páginas subsiguientes 

Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales.

 Conclusiones 

Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlineas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a dos interlineas del título.

 Nombres, cargos y firmas 

Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo.

Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se escribe centrada.

 Rúbrica

Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

 Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

 Informe corto 

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como:

- encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración;

- autoría del informe corto;

- objetivos;

- capítulo o capítulos;

- conclusiones y recomendaciones (opcional), y

- firma.

Generalidades

El esquema de portada que se presenta a continuación es propio para este tipo de informe, porque identifica la organización o el área que lo genera.

Elementos finales del informe administrativo extenso

Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la organización es necesario identificar los responsables.

PARA QUÉ ME SIRVE EL INFORME:

El informe sirve para comunicarle oficialmente el resultado final que usted obtuvo en el proceso de evaluación. 

El Informe de Evaluación Individual es una herramienta útil para su desarrollo profesional: 

1. Es un medio para conocer y analizar la evaluación de su práctica desde distintas perspectivas, ya que integra información de todos los instrumentos. 

2. Permite identificar sus fortalezas y debilidades, describiendo qué aspectos de su trabajo son los más logrados y así potenciarlos, así como también los que requieren mayor desarrollo. 

3. El informe permite orientar los esfuerzos y recursos que usted despliega para su propio crecimiento y mejoramiento profesional como docente. 

ESTRUCTURA DEL INFORME  

Es fundamental que todos los trabajos científicos mantengan un orden interior que permita desarrollar, de la forma más clara posible, los temas tratados. Esto se logra mediante una cuidadosa organización de los contenidos, de modo tal que todas las partes que componen el texto guarden una estrecha vinculación entre sí.

Si bien las características de cada trabajo y el tema tratado serán esenciales para definir la mejor manera de transmitir los conocimientos, en líneas generales, los informes se estructuran en tres secciones principales: la introducción, el desarrollo y la conclusión.

El primer paso antes de redactar un informe es elegir el tema sobre el que se quiere investigar. Un problema o tema de investigación es un conjunto de interrogaciones que el científico se plantea en relación con un aspecto de la realidad y que debe responderse mediante la actividad científica. Para ello el investigador consulta diversas fuentes documentales o escritas como, por ejemplo: diccionarios, enciclopedias, libros especializados, diarios, revistas o vídeos, etc. También es muy útil entrevistar a especialistas en el tema que brindarán una visión particular. Luego de esto las partes del informe son las siguientes:

INTRODUCCIÓN: 

en esta sección se presentan los objetivos específicos y se describe el tema sobre el que se tratará la investigación, así como también los conceptos principales que servirán de base en el desarrollo. Por otra parte, el autor incluye todos los datos necesarios para situar al lector y hacer más comprensible la lectura del texto, como, por ejemplo, por qué se llevó a cabo la investigación, y qué se intenta modificar o explicar a través del trabajo. Es decir, luego de leer esta sección del informe el receptor debe estar en condiciones de responder a las siguientes preguntas. ¿Cuál es el tema? ¿Cuál es el objetivo que persigue el investigador? ¿Cómo está organizado el trabajo? También en esta sección el autor explica si se trata de una investigación documental o técnico- científica.

DESARROLLO: 

el desarrollo constituye la esencia del trabajo, ya que es aquí donde se exponen los datos obtenidos o recolectados. Si el informe es el resultado de una investigación documental, el investigador organizará la información reunida relacionando los autores consultados o introduciendo aquellas referencias que resulten importantes para el desarrollo del tema elegido. Si se trata de un informe que expone los resultados de una investigación de campo, el autor detallará los materiales utilizados y describirá, paso por paso, los procedimientos empleados para obtener determinados resultados.

CONCLUSIÓN:

es la sección final del informe. Aquí se resumen los datos más importantes que se desarrollaron en el cuerpo del trabajo, sin agregar información nueva. En general, se trata de una sección breve en la que el autor incluye alguna valoración personal del trabajo realizado o sobre el tema tratado, y permite al lector saber cuál es la postura del investigador sobre el problema tratado

PRESENTACIÓN DEL INFORME: 

El texto del informe está acompañado de ciertos elementos que lo completan y que se denominan para textos. Estos elementos sirven para situar al lector con respecto al autor del trabajo, la institución a la que pertenece, la estructura interna del informe y la bibliografía consultada para llevar a cabo la investigación. Los para textos más importantes son los siguientes:

LA PORTADA: 

se coloca delante del texto principal y, en ella, se especifica el título del informe, el nombre completo del autor o los autores, el nombre de la institución, el lugar y el año de su realización.

EL ÍNDICE: 

contiene los títulos y subtítulos que aparecen en el interior del informe, con la indicación de la página donde se encuentran.

LOS APÉNDICES: 

son secciones relativamente independientes del texto principal y ayudan a una mejor comprensión del informe. Se coloca después de las conclusiones, pero antes de la bibliografía. Pueden ser: imágenes, tablas, mapas o cuadros.

LA BIBLIOGRAFÍA: 

es la lista completa, por orden alfabético, de todas las fuentes escritas que se hayan utilizado para elaborar el informe. En esta lista se incluyen los textos citados en el interior del trabajo y aquellas lecturas que sirvieron de base para su desarrollo. Deben escribirse: (nombre del libro, editorial, año de edición) o en su defecto, copiar las páginas web de forma completa.

EL INFORME DOCUMENTAL:

Este informe se elabora a partir de la investigación bibliográfica sobre un determinado tema. Se seleccionan los datos extraídos de distintas fuentes y se los organiza de acuerdo con los objetivos generales del trabajo. La redacción del texto es el resultado de la organización y del análisis de la información obtenida a través de la consulta del material impreso. La organización del material dependerá de cada autor, así como también, de los objetivos y del tema planteado.

Los pasos para redactar este informe son: 

1- Plantear el tema principal.

2- Establecer el objetivo general del informe.

3- Resumir la bibliografía consultada sobre el tema.

4- Comparar las ideas de los distintos autores.

5- Redactar las conclusiones del informe.

EL INFORME TÉCNICO- CIENTÍFICO: 

Este informe es el resultado del trabajo de experimentación del investigador. Los datos obtenidos surgen de provocar algún cambio en el ambiente y de verificar la reacción de una sustancia o de un ser vivo frente a esa alteración. Luego de realizar la experimentación el informe debe incluir:

1- El objetivo general de la investigación y el objetivo particular de la experimentación.

2- El detalle de los materiales utilizados y las condiciones en que el experimento fue realizado.

3- La descripción, paso a paso, del procedimiento efectuado, con el detalle de los cambios que se hayan ido produciendo.0

4- Las conclusiones a las que se ha llegado luego de la experimentación.

Ambos tipos de informes tienen la finalidad de revelar los avances de la investigación sobre un determinado tema. Pero se diferencian en el material, en los procedimientos utilizados y en las conclusiones a las que se llega.

De divulgación :

Los contenidos de estos informes son presentados para el público general. Es por esto que se caracterizan por tener un lenguaje para quienes poseen un nivel cultural medio.

Mixto :

Estos informes son confeccionados para el público en general y, al mismo, tiempo para una organización en particular, de allí su nombre. Al destinarse a un público tan amplio, el lenguaje no puede abundar en tecnicismos, sino ser más bien coloquial pero culto.

De acuerdo a las características textuales, los informes pueden clasificarse en:

Expositivos :

En estos informes su autor no introduce ninguna interpretación ni análisis sobre el hecho a analizar, se limita simplemente a narrarlo o exponerlo. Además, tampoco suelen incluir recomendaciones ni conclusiones. En sus primeros párrafos se presenta la situación previa para que los receptores comprendan mejor la información posterior.

Interpretativos :

Estos informes buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendrá un determinado concepto o hecho. Estos informes por lo tanto sí incluyen conclusiones y recomendaciones sobre los hechos analizados. Son por esto una herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar ciertas decisiones.

Demostrativos: 

En este tipo de informes debe dejar muy en claro qué corresponde a la opinión de su autor y qué no. Además, se deben señalas con total precisión las distintas etapas que llevaron al emisor a dictaminar determinadas proposiciones.

Persuasivos :

Por medio de los argumentos y demostraciones, el emisor busca convencer a quienes reciban el informe de que tome ciertas decisiones. Para que esto se cumpla, debe incluirse un plan de acción que convenza al receptor de que la vía propuesta será la más adecuada.

EL INFORME DOCUMENTAL :

Este informe se elabora a partir de la investigación bibliográfica sobre un determinado tema. Se seleccionan los datos extraídos de distintas fuentes y se los organiza de acuerdo con los objetivos generales del trabajo. La redacción del texto es el resultado de la organización y del análisis de la información obtenida a través de la consulta del material impreso. La organización del material dependerá de cada autor, así como también, de los objetivos y del tema planteado. 

INFORMES LARGOS: 

son informes que exceden las 10 páginas de extensión.

La extensión de un informe dependerá en último lugar de la materia sobre la cual traten. Hay algunos informes que pueden llegar a ocupar varios tomos o volúmenes. 

Finalmente, podemos diferenciar tipos de informes según la estructura del texto y la exposición de las ideas:

INFORMES EXPOSITIVOS: 

son aquellos que recogen información sobre un tema sin incluir conclusiones o evaluaciones. En ocasiones, reciben el nombre de "dossier".

INFORMES ANALÍTICOS:

 tienen como finalidad justificar una decisión o una acción ya realizada o, al menos, planteada previamente. Pueden denominarse "propuesta" o "proyecto".

INFORMES PERSUASIVOS: 

son informes con los cuales se pretende convencer al destinatario para que tome una decisión específica en la línea de lo que se expone en el estudio. 

QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA PARA REALIZARLOS

En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, nota a pie de página, hipervínculo y referencias.

¿CÓMO SE EVALÚA? 

· La evaluación debe ser un proceso.

· Coherencia, cohesión. ¿Qué se debe tener en cuenta al momento de realizarlos?

· Fijar el objetivo del informe.

· Recolectar información.

· Elegir la información.

· Estructurar la información para la introducción, el cuerpo y la conclusión (mapas, gráficos).

· Escoger el vocabulario pertinente.

· Escribir borradores para que el profesor los corrija.

· Escribir versión final de acuerdo con las anotaciones del profesor.

GLOSARIO 

· Análisis: Es un  ESTUDIO profundo de un sujeto, objeto o situación con el fin de conocer sus fundamentos, sus bases y motivos de su surgimiento, creación o causas originarias. 

· Anexo: Anexo es un adjetivo que procede del vocablo latino annexus y que, de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española (RAE), se emplea como sinónimo de anejo. Aquello que es anexo se encuentra añadido o está vinculado a algo o alguien. 

· Cohesión: Es la acción y efecto de adherirse o reunirse las cosas entre sí. La cohesión, por lo tanto, implica algún tipo de unión o enlace. Por ejemplo: “El entrenador destacó la cohesión del equipo en los tiempos más complicados 

· Confeccionar: Producir una persona una cosa material a partir de la combinación de sus componentes, especialmente las que requieren un trabajo manual, como prendas de vestir, comidas y bebidas, compuesto etc. 

· Dictaminar: decidir, resolver, decretar, expedir, fallar, enjuiciar, sentenciar. 

· Confeccionar: Producir una persona una cosa material a partir de la combinación de sus componentes, especialmente las que requieren un trabajo manual, como prendas de vestir, comidas y bebidas, compuesto etc. 

· Dictaminar: decidir, resolver, decretar, expedir, fallar, enjuiciar, sentenciar. 

· Divulgación: Del latín divulgatio, divulgación es la acción y efecto de divulgar (difundir, promover o publicar algo para ponerlo al alcance del   publico ). 

· Integrar: es una palabra que normalmente empleamos para expresar las siguientes acciones, por un lado, aquella por la cual se forman las partes de un todo y también aquella a partir de la cual es posible completar, con las partes que le faltan, un todo.

Parciales: Del latín partialis, parcial es lo perteneciente o relativo a una parte del   todo. Lo parcial, por lo tanto, no es lo total. 

· Perspectivas: La perspectiva es el arte que se dedica a la representación de objetos tridimensionales en una superficie bidimensional (plana) con la intención de recrear la posición relativa y profundidad de dichos objetos. La finalidad de la perspectiva es, por lo tanto, reproducir la forma y disposición con que los  objetos aparecen a la vista. 

· Redactar: Expresar por escrito un pensamiento o suceso ocurrido con anterioridad, cosas acordadas o pensadas 

· Revelar: Descubrir o hacer saber cosas que son secretas o ignoradas, especialmente, comunicar Dios a los hombres cosas que estos no pueden saber por sí mismos. 

· Integrar: es una palabra que normalmente empleamos para expresar las siguientes acciones, por un lado, aquella por la cual se forman las partes de un todo y también aquella a partir de la cual es posible completar, con las partes que le faltan, un todo.

Parciales: Del latín partialis, parcial es lo perteneciente o relativo a una parte del   todo. Lo parcial, por lo tanto, no es lo total. 

· Perspectivas: La perspectiva es el arte que se dedica a la representación de objetos tridimensionales en una superficie bidimensional (plana) con la intención de recrear la posición relativa y profundidad de dichos objetos. La finalidad de la perspectiva es, por lo tanto, reproducir la forma y disposición con que los  objetos aparecen a la vista. 

· Redactar: Expresar por escrito un pensamiento o suceso ocurrido con anterioridad, cosas acordadas o pensadas 

· Revelar: Descubrir o hacer saber cosas que son secretas o ignoradas, especialmente, comunicar Dios a los hombres cosas que estos no pueden saber por sí mismos. 

· Tecnicismo: El tecnicismo es un sistema filosófico que hace referencia a una confianza predominante en la tecnología y al conocimiento técnico (véase técnica) como factores primordiales para la sociedad en su conjunto. Este se asocia de forma directa con el método científico y las ciencias aplicadas ya que ambos en su conjunto son herramientas primordiales para el desarrollo de la tecnología actual y también viceversa.

· Vinculación: es un término jurídico e historiográfico que describe la situación de la  propiedad durante el  antiguo régimen. Significaba la sujeción de los bienes para perpetuarlos en un determinado empleo y en el orden sucesorio dispuesto por el fundador del vínculo.

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